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东北师范大学本科教育教学工作档案管理办法

教务处[2005]34号

教学档案是学校教学实践和教学管理工作的文书记载,是衡量学校管理水平和教学质量的重要标志,是教学检查和教学评估的重要依据,是供今后教学工作参考的重要信息资源。为了进一步加强我校本科教育教学工作档案的管理,明确学校各有关单位的责任,特制定本管理办法。
一、本科教育教学档案实行两级管理
1.一级
在本科教育教学工作中形成的对学校工作有永久或长期保存价值的档案,由学校档案馆集中统一、分门别类进行保管和利用。
2.二级
在本科教育教学管理工作中由教务处形成、对教务处工作有保存价值的档案,由教务处集中统一保管和利用。
在本科教育教学工作中由各学院形成、对学院工作有保存价值的档案,由各学院集中统一保管和利用。
二、本科教育教学档案实行分工负责制
(一)档案馆职责
1.贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定,制定学校本科教育教学档案工作的各种规章制度。
2.监督、指导教务处做好进馆档案和教务处保存档案的收集、积累和整理组卷工作,并接收组卷完毕的档案进馆。
3.配合教务处对各学院的档案工作情况进行监督、检查。
4.负责对接收来的档案进行整理、鉴定、保管和统计。
5.组织开展档案的开放与利用工作,为学校的本科教育教学工作服务。
6.确保归档本科教育教学档案的安全,维护档案的完整、准确,最大限度地延长档案的寿命。
7.利用本科教育教学档案,编辑档案参考资料和检索工具,积极开发档案信息资源。
8.配合教务处对各单位专(兼)职档案人员进行业务培训,开展档案学术研究和交流活动,努力提高档案人员的素质和档案工作水平。
(二)教务处职责
1.教务处应明确一名副处长主管教学档案工作,其主要职责是:
(1)贯彻有关档案工作的方针、政策和法规,将档案工作纳入到学校有关本科教育教学的规章制度之中,纳入到教务处工作计划之中,纳入到有关人员的岗位职责之中。
(2)加强与学校档案馆的联系,协同做好档案工作的监督、检查和指导,确保教务处归档材料的齐全、完整、规范。
(3)及时通知档案馆有关人员参加大型会议或重大活动,及时对档案工作进行指导。
2.教务处应确定一名兼职档案工作人员,其主要工作如下:
(1)按照本科教育教学档案归档范围和分工管理的规定,将一级档案材料和由教务处保存的二级材料收集并积累起来,合理分类存放,以便于利用和立卷归档。
(2)在档案馆有关人员的指导下对进馆材料进行整理、组卷,保证归档文件材料完整、准确、系统。归档案卷应做到组卷合理、编写页号准确、卷内目录填写清楚、案卷标题简明扼要。
(3)按规定时间向档案馆移交档案。
(4)将由教务处保存的材料进行规范化整理、编目、排架,并妥善保管。
(5)积极参加业务学习,接受档案馆的业务指导和监督检查,不断提高档案管理水平。
3.教务处各科科长负责本科室教学档案的收集、整理、归档工作。
(三)各学院职责
1.应明确一名副院长主管档案工作,负责本学院本科教育教学档案工作的组织、监督和检查,将本科教育教学档案工作落实到日常教学管理工作中。
2.各学院本科生教学秘书应负责本单位形成的教育教学档案的收集、整理、立卷、归档,保管好本单位的二级档案,并提供利用。
三、本科教育教学档案的形成与管理
(一)各教学单位应将形成档案的任务纳入到正常的工作计划当中,进行检查、总结和验收,并对档案的内容、形式进行必要的规定。
(二)各单位兼职档案员应注意随时收集、积累和定期整理档案材料。并按照要求将一级档案及时移交档案馆,对二、三级档案进行科学、规范和安全的管理。
(三)各单位应建立档案的借阅制度,设立档案借阅登记簿,并及时督促和催还借阅档案。借出档案需要续借者,应重新办理借阅手续。对无故逾期不还者,应停止其借阅并进行必要的说服教育,情节严重者,应报请有关部门给予必要处罚。离校和离退休人员在办理手续前,必须清还借阅的档案材料。
(四)各单位兼职档案员工作发生变动,应首先做好档案交接工作,并经主管领导检查验收,方可办理其他手续。新的兼职档案员上岗,所在单位应及时通知档案馆。
四、本科教育教学档案的归档范围、级别及类别
(一)教务处形成或归档的档案材料
1.综合
(1)上级有关教学工作的文件材料(针对本校的)。
(2)学校向上级主管部门递交的有关教学、教务工作的汇报、请示和批复。
(3)学校及教务处有关教学管理工作的规章制度。
(4)学校关于教学工作的计划、总结。
(5)学校关于教学工作的各种统计报表。
(6)教务处及其科室部门职责、岗位责任制、机构沿革材料。
(7)教务处召开的教学工作会议文件材料。
2.教学建设与研究
(1)有关专业设置、调整专业名称和学制的报告、批复。
(2)学校历年的课程计划、教学大纲、课程一览(一级教学类)。
(3)学校历次修订课程计划的有关文件。
(4)专业建设和发展规划,新专业论证、申报和审批材料(一级行政类)。
(5)本科教学管理文件和规章制度,岗位责任制有关文件(一级行政类)。
(6)历次本科教学工作会议、教育思想讨论会议、各种教学研究活动的汇编、文集等为一级教学类,照片、录像带等为一级声像类,其它材料为二级教学类。
(7)校级教学研究课题的管理、立项、评审、检查、验收等材料(一级教学类)。
(8)国家级、省级教学研究项目申报、研究、鉴定、奖励等情况的材料。
(9)教学奖项评审材料(一级教学类)。
(10)精品课程建设立项、审批、中期检查、结题验收的材料(一级教学类)。
(11)上级关于教材建设方面的有关规定
(12)教材建设规划,教材建设立项、评审、检查、验收等材料(一级教学类)。
(13)正式出版的本科生教材、实验教材(非我校出版社出版的为一级教学类)。
(14)各专业使用教材目录,校内自编教材,实验教材或实验指导书。
(15)获国家级、省部级优秀教材奖目录及报批材料。
(16)每学期本科教学建设与研究总结(一级行政类)。
(17)每学年教学研究成果、教改项目、教学获奖统计表。
3.教务管理
(1)每学期《教学工作计划表》《教学任务意见书》《课程表》《校历表》。
(2)调课、停课、代课通知。
(3)《本科教学情况统计表》。
(4)选课手册(一级教学类)。
(5)各学期期末考试安排、考试总结、简报。
(6)有关外语、计算机等级考试的文件及总结。
(7)转专业工作的文件、学生名单等。
(8)上级教育行政部门和学校有关毕业生资格审查的规定及历届毕业生资格审查材料。
(9)历届毕业生名册、结业生名单及有关审批材料。
(10)推荐免试硕士研究生有关材料。
(11)学生成绩单(一级行政类)。
(12)每学期有关教务管理总结(一级行政类)。
4.实践教学
(1)实验室建设项目的立项、审批、中期检查、验收的材料(一级行政类),建设过程中发表的研究论文、编写的教材等资料。
(2)历年实验、实习经费分配计划。
(3)历次实验室评估的材料(一级行政类)。
(4)实验教学大纲汇编(一级教学类)。
(5)实习计划、实习大纲、实习总结。
(6)学校优秀毕业论文汇编。
(7)实践教学管理文件汇编(一级行政类)。
(8)每学年实践教学工作总结(一级行政类)。
(9)实习基地建设名单。
(10)普通话成绩汇总表。
(11)职业技能培训相关文件。
(12)职业技能考试成绩汇总。
(13)申报财政部专项修购资金进行实验室建设材料
(14)实验室基本信息、报表、报盘。
5.教学评价
(1)本科教学工作水平评估的各种档案材料(一级教学类)。
(2)《本科教育教学测评统计表》。
(3)教学评价和教师培训的有关管理文件(一级行政类)。
(4)教师培训活动的有关材料。
(5)每学期本科教学评价总结(一级行政类)。
6.招生工作
(1)上级教育主管部门下发的有关招生工作的文件及我校的请示。
(2)学校年度招生计划。
(3)年度招生简章。
(4)录取新生名册。
(5)招生工作总结。
(二)各学院形成或归档的档案
(1)学期教学工作计划、工作总结,学院领导研究本科教学工作的会议记录。
(2)学院教学指导委员会的组织机构、工作计划、工作总结。
(3)学院领导听课记录。
(4)专业建设与发展规划,新专业建设的有关材料。
(5)课程计划、教学大纲、典型教案。
(6)教学设计、教学日历、试卷、答案、试卷分析、成绩单(保存五年)。
(7)实验教学大纲、实验教材、实验指导书。
(8)实习计划、实习工作总结(保存五年)。
(9)教师编写的讲义、出版的教材、实验教材或指导书、实习指导书。
(10)学校及学院各种教学管理文件。
(11)历届毕业论文,其中优秀论文移交档案馆。
(12)学生学籍管理的有关材料。
(13)实验室建设的各种文件和资料。
(14)实验项目管理卡片。
(15)典型实验报告,每个实验项目至少保存10份。
(16)固定资产帐卡,随机技术手册、说明书;仪器设备运行、使用、维护保养、维修、报废等原始记录。
(17)大型设备的开箱记录、装箱单、保修单、验收报告、随机文件等(一级设备类)。
(18)自制设备的任务书、鉴定材料、设备使用说明书等。
(19)低值仪器设备、低值耐用品管理帐册。
注:1.类别仅限于一级档案,二级档案集中管理,不分类。
2.一级档案由教务处收集、整理、立卷,向档案馆移交,二级档案按照上述范围由各单位保存。
(20)学校各种教学管理文件


东北师范大学教务处
东北师范大学档案馆
2005年6月20日

 

发布单位:     发布时间:2021-04-16     阅读次数:     
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